Erstellen Sie in 5 Schritten einen Workflow für Ihren Content-Vorgang

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Sie haben den Ausdruck „Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter“ gehört.

Content-Marketing-Teams tun gut daran, diese Philosophie zu übernehmen. Harte Arbeit allein kann den Kampf um die Erfüllung der Nachfrage nach mehr (und besseren) Inhalten nicht lösen. Durch intelligenteres Arbeiten können jedoch Reibungsverluste, Verwirrung und Produktionsineffizienzen beseitigt werden, die ihren Erfolg behindern können.

Intelligenteres Arbeiten erfordert klare Arbeitsabläufe und gut definierte Prozesse. Wenn Ihrem Team diese grundlegenden Elemente fehlen, fallen wichtige Aufgaben durchs Raster und niemand kennt die nächsten Schritte oder weiß, wer für deren Durchführung verantwortlich ist. Am Ende herrscht Chaos, die Qualität der Inhalte leidet und das Team verschwendet Zeit mit der Behebung von Produktionsproblemen, während Ihre Konkurrenten die Herausforderungen Ihres Publikums lösen.

Mit diesem optimierten, fünfstufigen Prozess können Sie Arbeitsabläufe für jedes Inhaltsformat und jede Variation abbilden, die Ihr Team regelmäßig produziert. Anschließend können Sie ausführbare Prozesse erstellen, die die Produktion einfacher verwalten. Die Vorlagen und Beispiele können Sie durch jeden Schritt führen.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Inhaltsformate

Zunächst benötigen Sie einen Überblick über alle zu liefernden Inhalte und deren Verteilung für jedes Format.

Erstellen Sie eine Vorlage mit diesen Spalten: Inhaltsformat, primäre Vertriebsplattform, zusätzliche Vertriebsplattformen sowie besondere Umstände und Variationen.

• Inhaltsformat: Erstellen Sie Artikel? E-Books? Live-Präsentationen? Webinare? Visueller Inhalt? Erstellen Sie eine Zeile für jedes Format, das Ihr Team regelmäßig produziert.
• Primäre Lieferplattform: Wo wird jedes Format zuerst veröffentlicht oder geteilt? Idealerweise handelt es sich um eine Owned-Media-Plattform, etwa Ihr Blog oder per E-Mail. Wenn es sich jedoch um eine externe Plattform wie soziale Medien handelt, notieren Sie sich das Ziel.
• Zusätzliche Vertriebsplattformen. Verwenden Sie dieses Inhaltsformat auf anderen Kanälen? Listen Sie sie auf. Dieser Schritt hilft dabei, übersehene Aufgaben im Prozess aufzudecken, z. B. das Hochladen von Assets auf die sozialen Seiten Ihrer Marke über ein Administratorkonto oder die Größenanpassung von Bildern an die Plattformspezifikationen. Es berücksichtigt auch Schritte nach der Veröffentlichung, um ein konsistentes Multiplattform-Erlebnis zu bieten.
• Besondere Umstände und Variationen. Markieren Sie einige E-Books als Lead-Gen-Magneten, während andere E-Books ungeblockt bleiben? Werden Videos nur dann zu Ihren Newslettern hinzugefügt, wenn Sie für eine Veranstaltung oder ein Sonderangebot werben? Beachten Sie alle Abweichungen, die zusätzliche Schritte oder einen bestimmten Produktionsprozess erfordern.

TIPP: Wenn ein Inhaltsformat in erheblichem Maße auf verschiedene Arten verwendet wird, listen Sie diese Verwendungen in separaten Zeilen auf. Videos können beispielsweise zwei Zeilen haben: „Video – YouTube“ und „Video – Instagram Stories“.

Konzentrieren Sie sich an dieser Stelle nur auf die übergeordneten Aufgaben in Ihrem Betriebsablauf. Feinere Details wie Designanforderungen, wer den Inhalt erstellt und wer ihn genehmigen muss, folgen später (Schritt drei).

Hier ist ein Beispiel, wie ein Audit aussehen könnte:

Schritt 2: Listen Sie alle für jedes Format erforderlichen Aufgaben auf

Als nächstes beschreiben Sie detailliert alle redaktionellen, kollaborativen und technischen Produktionsaufgaben, um jedes Inhaltsformat für seine primäre Plattform zu produzieren.

Beginnen Sie vielleicht mit dem am häufigsten produzierten oder für Ihre Inhaltsziele wichtigsten Inhalt. Alternativ können Sie mit dem komplexesten Inhalt beginnen, für dessen Produktion und Verteilung mehrere Teams oder viele Schritte erforderlich sind. Sie werden gleich verstehen, warum.

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, die Aufgaben zu ordnen. Listen Sie sie einfach auf, wenn sie Ihnen in den Sinn kommen. Ein redaktioneller Artikel für den Blog Ihrer Website könnte beispielsweise diese Aufgabenliste enthalten:

• Bestimmen Sie das Thema.
• Planen Sie die Veröffentlichung im Redaktionskalender.
• Bearbeiten Sie die eingereichte Kopie.
• Laden Sie Texte und Bilder in das Content-Management-System.
• Formatieren Sie Inhalte für das Layout.
• Senden Sie die bearbeitete Kopie zur Überarbeitung/Genehmigung an den Autor und die Beteiligten.
• Fordern Sie Vertriebs-/Marketing-Feedback zum Thema an.
• Legen Sie Metadatendetails für SEO fest.
• Senden Sie Links/Assets an die Kontaktperson für den täglichen E-Mail-Newsletter.
• Visuelle Bilder entwerfen und entwickeln.
• Sammeln Sie Informationen/Assets zur Biografie des Autors.
• Brainstorming spezifischer Story-Ansichten.
• Identifizieren und befragen Sie Fachexperten.
• Sammeln Sie Metriken/erstellen Sie Leistungsberichte.
• Beauftragen Sie den Autor mit dem Schreiben der Kopie.
• Prüfen und genehmigen Sie das endgültige Layout.
• Teilen Sie Leistungsdaten mit Stakeholdern.
• Veröffentlichen Sie Inhalte auf der primären Plattform.
• Teilen Sie Links/Assets mit Content-Partnern zur Nutzung.

Einige dieser Aufgaben können mehrere Unterschritte umfassen. Die Formatierung des Artikels könnte beispielsweise das Importieren und Ändern der Größe von Bildern, das Hinzufügen von Hyperlinks, das Festlegen von Kategorie-Tags usw. umfassen. Halten Sie sich bei dieser Übung jedoch an allgemeine Aufgabenkategorien.

Schritt 3: Aufgaben nach Produktionsphase organisieren

Als nächstes gruppieren Sie die Aufgaben für jedes Format in sequentieller Reihenfolge in Vorproduktions-, Produktions- und Postproduktionsphasen, wie in der Vorlage unten gezeigt.

Ergänzen Sie Ihre Aufgabenbeschreibungen gerne mit klärenden Details. Sie könnten Teammitgliedern dabei helfen, häufig verwechselte Aktionen zu unterscheiden, z. B. inhaltliche Bearbeitung und abschließendes Korrekturlesen.

Um Ihre Aufgaben in logischer Reihenfolge zu organisieren, beantworten Sie auch diese Fragen:

• Welche Aufgaben müssen erledigt sein, bevor andere beginnen können?
• Welche Aufgaben können gleichzeitig ausgeführt werden?
• Welche Aufgaben bedeuten, dass eine Phase abgeschlossen ist und die nächste beginnen kann?

Ihre Prozesse müssen Standards und Anforderungen berücksichtigen, die auf Unternehmensebene festgelegt werden oder zu anderen Organisationsfunktionen beitragen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Metadatendetails entsprechend der SEO-Strategie Ihres Unternehmens festlegen oder organisatorische Verfahren einhalten, wie z. B. die Sicherung unterzeichneter Mitwirkendenvereinbarungen.

Wenn diese Schritte nicht in Ihre anfängliche Aufgabenliste aufgenommen wurden, fügen Sie sie hinzu. (Im obigen Beispiel habe ich „Governance-Anforderungen erleichtern“ hinzugefügt, was nicht auf der ursprünglichen Aufgabenliste stand. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was diese Aufgaben beinhalten – oder wie Sie sie erfüllen sollen – informieren Sie sich. Es wird Ihre Arbeit nur erschweren, wenn Sie müssen Schritte einfügen oder neu anordnen, nachdem Sie den betrieblichen Arbeitsablauf abgebildet haben.

Schritt 4: Weisen Sie Rollen zu und legen Sie fest, wie die Arbeit ablaufen wird

Von hier aus fügen Sie eine Spalte hinzu, um Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe festzulegen. Mit diesen Informationen können Sie eine Karte erstellen, die zeigt, wie der Produktionsaufwand von einer Rolle zur nächsten fließt.

Der erste Teil ist relativ einfach, insbesondere wenn Sie ein kleines, zentralisiertes Content-Marketing-Team und klar umrissene Rollen haben. Beziehen Sie bei kollaborativen Aufgaben alle Personen (oder die von ihnen vertretenen Abteilungen) ein, die handeln müssen, bevor die Aufgabe abgeschlossen ist. In diesem Beispiel habe ich als Leitfaden einige Vorproduktionsrollen eingefügt:

Bei größeren Unternehmen oder solchen mit gemeinsamen inhaltlichen Verantwortlichkeiten über mehrere Abteilungen hinweg kann die Festlegung von Rollen komplizierter sein. Sobald Sie jedoch die Mitglieder Ihres Content-Marketing-Teams in ihre Standardverantwortungsbereiche einteilen, können Sie erkennen, wo Lücken bestehen. Dies kann dabei helfen, die internen Teams zu identifizieren, an die man sich wenden kann, um gemeinsame Unterstützung zu erhalten.

Darüber hinaus hilft es dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen es an ausreichenden Fähigkeiten oder Abdeckung mangelt, sodass Sie diese proaktiv durch die Auslagerung von Talenten oder die Integration generativer KI-Tools besetzen können. Möglicherweise entdecken Sie unnötige Redundanzen, die beseitigt werden können.

Das Diagramm liefert nun alle Informationen, die zum Verständnis des Workflows für das Redaktionsartikelformat erforderlich sind. Die Umwandlung in eine gemeinsam nutzbare Grafik oder Karte kann den Stakeholdern jedoch helfen, sich vorzustellen, wie sie in das Produktionskontinuum passen und was noch passieren muss.

Schritt 5: Operationalisieren und iterieren

Sie haben die Aufgaben aufgelistet und die Reihenfolge der Vorgänge für ein Inhaltsformat zugeordnet. Implementieren Sie es nun als wiederholbaren Prozess. Erstellen Sie einen Mechanismus, um die erledigten Aufgaben zu verfolgen und zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder über das verfügt, was er für seinen Beitrag benötigt.

Sie können die detaillierten Dashboards verwenden, die in Projektmanagement-Tools wie Asana oder Jira bereitgestellt werden, um ein ausgefeiltes System aufzubauen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, individuelle Tracker und Checklisten mit cloudbasierten Arbeitstools wie Airtable, Trello oder Notion zu erstellen. Der einfachste Ansatz besteht jedoch möglicherweise darin, die Informationen aus dem Vorlagendiagramm in eine gemeinsam nutzbare Google-Tabelle oder ein Excel-Dokument zu kopieren.

Jetzt können Sie den Prozess an Variationen des Inhaltsformats anpassen. So funktioniert das:

• Sehen Sie sich noch einmal die ursprüngliche Tabelle an, in der außergewöhnliche Umstände und Abweichungen aufgeführt sind, die andere Schritte erfordern.
• Gehen Sie die Aufgaben im Diagramm durch (Schritt zwei). Löschen Sie unnötige Aufgaben für die Variante und identifizieren Sie alle hinzuzufügenden Aufgaben. Beispielsweise müssen Sie bei einem gesponserten Blog-Beitrag (einer Variation eines Blog-Artikels) möglicherweise das Logo und den Mustertext des Kunden integrieren oder dessen Textüberprüfungs- und Genehmigungsprozess erleichtern.
• Weisen Sie Rollen für neu hinzugefügte Aufgaben zu.

Mit diesem Modell können Sie diesen Vorgang für jedes regelmäßig verwendete Inhaltsformat wiederholen, sodass Sie über einen umfassenden Content Operations Tracker verfügen.

Erstellen, überarbeiten, wiederholen und erreichen

Content-Marketing-Teams jonglieren mit vielen Verantwortlichkeiten. Warum nicht ihre Arbeit einfacher machen, indem sie intelligenter arbeiten? Bilden Sie die betrieblichen Arbeitsabläufe ab und bauen Sie zuverlässige Prozesse auf, die ihre Leistung steigern.

Wenn Sie sich entscheiden, diese Verknüpfung auszuprobieren, würde ich gerne hören, wie sie funktioniert – oder wie Sie sie angepasst haben, um für Ihr Team besser zu funktionieren.

Alle im Artikel erwähnten Tools sind vom Autor gekennzeichnet. Wenn Sie ein Tool zum Teilen haben, markieren Sie uns in den sozialen Medien.

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HANDGEWÄHLTER VERWANDTER INHALT:

Titelbild von Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

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