So schützen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Marke

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Ihr Mangel an Social-Media-Richtlinien könnte Mitarbeiter davon abhalten, sich für die Marke zu engagieren, und sogar Bewerber davon abhalten, Ihrem Unternehmen beizutreten. Ich spreche aus persönlicher Erfahrung.

Als ich LinkedIn zum ersten Mal beitrat, stand in meinem Profil, dass ich für ein „Fortune 500-Finanzdienstleistungsunternehmen in der Bay Area“ gearbeitet habe, anstatt dessen Namen zu notieren und auf die Unternehmensseite zu verlinken. Bald sagten die Profile vieler meiner Kollegen dasselbe.

Sie sehen, unsere Organisation hat versucht, ihre Social-Media-Richtlinien innerhalb der Grenzen einer stark regulierten Branche festzulegen. Es blockierte den Zugriff auf jede Website mit einer sozialen Komponente – einschließlich YouTube. Als Mitarbeiter gefragt wurden, ob sie soziale Medien in ihrer Freizeit und auf ihren Geräten nutzen möchten, lautete die erste Empfehlung des Unternehmens, dass sie überhaupt keine sozialen Medien nutzen sollten.

Nun, das würde nicht passieren. Stattdessen bin ich dank langwieriger Gespräche mit meinen Rechts- und Compliance-Kollegen auf eine Lösung gestoßen: Ich habe jegliche Erwähnung meines Arbeitgebers in allen meinen öffentlichen Profilen gelöscht.

Warum soziale Interessenvertretung der Mitarbeiter wichtig ist

Warum sind Mitarbeitermarkenbefürworter wichtig? Weil die Menschen immer misstrauischer und misstrauischer gegenüber Marken- und Regierungsansprüchen sind und den Input von Gleichaltrigen bevorzugen.

Das Edelman Trust Barometer unterstreicht diese Botschaft. In der Ausgabe von 2024 wurde festgestellt, dass die Menschen besorgt waren, dass die Medien (64 %) und Wirtschaftsführer (61 %) absichtlich versuchen, Menschen in die Irre zu führen, indem sie Dinge sagen, von denen sie wissen, dass sie falsch oder grob übertrieben sind.

Dieser Vertrauenswandel wird zu einem Wettbewerbsvorteil für Marken, die Tausende von eifrigen Markenbotschaftern fördern. Dafür sind jedoch dokumentierte Social-Media-Richtlinien für die Mitarbeiter erforderlich, damit Ihre Teammitglieder nicht nur in den sozialen Medien erfolgreich sein können, sondern Ihre Marke auch vor rechtlichen Risiken geschützt wird.

Gehen Sie verantwortungsbewusst mit den Social-Media-Richtlinien am Arbeitsplatz um

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Mitarbeiter werden in den sozialen Medien über Ihr Unternehmen sprechen, und es ist ihr staatlich geschütztes Recht, dies zu tun.

Viele Unternehmen reagieren mit Angst und schränken in den Social-Media-Richtlinien ihres Unternehmens weitgehend ein, was Mitarbeiter online sagen dürfen und was nicht. Sie verlangen von den Mitarbeitern, dass sie einer Liste mit Verboten zustimmen und das Gespräch beenden.

Allerdings legen innovative Unternehmen zunehmend Wert auf die Interessenvertretung ihrer Mitarbeiter und sehen sowohl Mitarbeiterbindung als auch Gewinnvorteile. Eine aktuelle Fallstudie zeigte, dass der Technologieführer Salesforce etwa ein Drittel seiner 73.000 Mitarbeiter als Markenbotschafter aktiviert hat, was zu einem ROI von 2.000 % für sein Social-Botschafter-Programm führte.

Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter dienen als Leitplanken für Online-Aktivitäten und zeigen den Mitarbeitern, dass Sie möchten, dass sie sich online engagieren, und tragen so dazu bei, den Social-Media-Erfolg Ihres Unternehmens auszubauen.

Befolgen Sie die wesentlichen Punkte für Ihre Richtlinien

Die Länge der Social-Media-Richtlinien Ihres Unternehmens ist weniger wichtig als deren Zugänglichkeit und Qualität. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die Richtlinien verstehen kann. Erstellen Sie One-Pager oder Spickzettel für bestimmte Aktivitäten, wie Schulungen oder einzigartige Kampagnen.

Alle Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter sollten mindestens die folgenden Elemente enthalten:

• Der Zweck der Marke in den sozialen Medien — Dokumentieren Sie den Zweck der Marke für jede soziale Plattform. Ob für die Personalbeschaffung, die Content-Verstärkung, die Interessenvertretung von Kunden usw. – die Richtlinien sollten erklären, warum das Unternehmen auf jedem Kanal existiert und wie Mitarbeiter dieses Ziel unterstützen können.
• Styleguide für Unternehmen — Listen Sie alle Markenanforderungen und die Schreibweise der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens auf, damit die Mitarbeiter die Marke korrekt präsentieren. Sie sollten auch Ihre Markenpersönlichkeit und etwaige sprachliche Überlegungen definieren.
• Zugriff auf den freigegebenen Marken-Asset-Ordner — Erstellen Sie einen zentralen Ordner, auf den Mitarbeiter zugreifen können, um Firmenlogos, Anleitungen, häufig gestellte Fragen (FAQs), gebrandete Profilüberschriften für soziale Websites und mehr zu finden. Erwägen Sie die Erstellung einer Liste bevorzugter Hashtags und ihrer Zwecke, insbesondere mit Unternehmens-Hashtags wie Dells #IWorkForDell oder IBMs #ProudIBMer. Die Aufbewahrung dieser Informationen an einem Ort erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter der Marke treu bleiben.

Für einen tieferen Einblick in diese Bereiche, einschließlich Ressourcen, die Ihnen bei der Definition Ihrer Social-Media-Ziele helfen, lesen Sie meinen Artikel „Warum Social-Media-Richtlinien der Schlüssel zur Erschließung der Interessenvertretung der Mitarbeitermarke sind“.

Nutzen Sie Richtlinien zur Markenverteidigung

Für Unternehmen kann viel auf dem Spiel stehen, wenn Mitarbeiter ihre Social-Media-Kanäle auf unbefugte Weise nutzen, und kluge Unternehmen wissen, wie wichtig die Entwicklung umfassender Social-Media-Richtlinien ist.

Seien Sie potenziellen Problemen einen Schritt voraus und gehen Sie diese allzu häufigen Social-Media-Fallstricke in Ihren Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter an:

• Rechtliche Bedenken — Machen Sie zu Beginn aller Projekte sehr deutlich, was für das Teilen in sozialen Netzwerken freigegeben ist und was nicht. Auch wenn viele Menschen unterschiedlicher Meinung über die Verwendung von „Meine Ansichten sind meine eigenen“-Haftungsausschlüssen sind, sollten große Unternehmen darüber diskutieren, ob sie möchten, dass ihre Mitarbeiter eine solche Klausel auf ihren Konten haben.
• Nicht genehmigte Markenkonten — Wenn Ihr Unternehmen landesweit oder weltweit vertreten ist, können Mitarbeiter lokalisierte Konten erstellen. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie alle offiziellen Unternehmenskonten in Ihren Social-Media-Richtlinien auflisten und die Teammitglieder bitten, diese nur für markenbezogene Angelegenheiten zu verwenden.

Erwägen Sie die Einrichtung eines Social-Media-Anfrageformulars, mit dem Mitarbeiter neue Konten oder Inhalte vorschlagen können. Auf diese Weise kann ihre Begeisterung besser durch ein Gespräch genutzt werden als durch eine E-Mail-Anfrage zur Löschung des betrügerischen Kontos.

• Ausgeschiedene Mitarbeiter — Wenn Mitarbeiter sich anderen Karrieremöglichkeiten zuwenden, vergessen sie möglicherweise, ihre Profile zu aktualisieren, um darauf hinzuweisen, dass sie nicht mehr in Ihrem Unternehmen sind. Dies könnte zu Verwirrung führen, wenn sie anfangen, Inhalte über ihre neuen Unternehmen zu veröffentlichen oder wenn Kunden auf LinkedIn nach Mitarbeitern suchen. Während Sie Einzelpersonen nicht dazu zwingen können, ihre Social-Media-Kontoinformationen zu ändern, können Sie die Anfrage zumindest zu einem Teil des Ausstiegs- oder Offboarding-Prozesses machen.

Beispiele für Social-Media-Richtlinien für Unternehmen

Viele Marken machen die Social-Media-Richtlinien ihres Unternehmens öffentlich. Diese Beispiele können als hervorragende Vorbilder für die Richtlinien Ihres Unternehmens dienen. Bedenken Sie jedoch, dass es sich lediglich um öffentlich zugängliche Dokumente handelt. Die Organisationen verfügen möglicherweise über umfangreichere Leitfäden für interne Zielgruppen.

Jedes dieser drei Beispiele hat einzigartige Elemente, aber sie zielen darauf ab, den gleichen Punkt anzusprechen: Nicht jeder weiß, wie man sich online verhält.

• Stanford University: Diese ausführlichen Richtlinien enthalten einen kleinen, aber informativen Abschnitt über die Nutzung sozialer Medien durch einzelne Mitarbeiter. Die Hauptpunkte betreffen die Verantwortung der Mitarbeiter für das, was sie in sozialen Medien sagen, und wie sie darüber nachdenken sollten, wie sich ihr soziales Engagement auf den Ruf des Unternehmens auswirken kann. Obwohl dies allgemein erscheinen mag, verweist die Richtlinie auch auf die Informationssicherheits- und Datenschutzrichtlinien der Universität. Was diese Sozialpolitik wirklich auszeichnet, ist ihre Gründlichkeit bei der Erörterung der Nutzung sozialer Aspekte im Namen der Organisation.
• IBM: Was in diesem Leitfaden (nicht mehr auf der öffentlichen Website von IBM verfügbar) hervorsticht, ist, dass Mitarbeiter eindeutig dazu ermutigt werden, sich online an Branchengesprächen zu beteiligen und eigene Blogs zu führen. „Die eigene Persönlichkeit in den Vordergrund stellen“ ist Teil der Unternehmensleitlinien, mit der notwendigen Einschränkung, keine beleidigende oder schädliche Sprache zu verwenden.
• Dell: Diese Richtlinie ist in fünf leicht verständliche Stichpunkte für Mitarbeiter zusammengefasst und leitet sie für weitere Fragen an die E-Mail des Dell-Social-Media-Teams weiter. Es befasst sich mit dem Problem betrügerischer Konten und stellt fest, dass ein für Dell erstelltes Konto als Eigentum von Dell betrachtet werden kann und dass Konten nicht erstellt werden können, um den Erfolg der Unternehmenskonten von Dell auszunutzen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Social-Media-Richtlinien

Im Rahmen der Einarbeitung jedes Mitarbeiters sollte ein Mitglied des Social-Media-Teams die Social-Media-Richtlinien und Richtlinien des Unternehmens besprechen und allen neuen Mitarbeitern dabei helfen, ihre Kanäle markenrelevant einzurichten.

Werden Sie kreativ, um das Bewusstsein für die Social-Media-Richtlinien des Unternehmens aufrechtzuerhalten und zu steigern:

• Veranstalten Sie Gespräche zum Mittagessen und zum Lernen. Bei diesen Informationstreffen können Mitarbeiter ihr Essen genießen, während Sie Themen besprechen, die für die Social-Media-Kanäle Ihres Unternehmens relevant sind. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, halten Sie eine Videokonferenz ab. Zeichnen Sie das Gespräch auf, um eine Wiedergabedatei für diejenigen bereitzustellen, die nicht teilnehmen können.
• Veröffentlichen Sie die Sprechzeiten in den sozialen Medien. Wenn Mitarbeiter zögern, bei Besprechungen oder im regulären Tagesgeschäft Fragen zu stellen, bieten Sie ihnen einen sicheren Ort für ausführliche Einzelgespräche, indem Sie regelmäßige Social-Media-Sprechstunden veranstalten. Diese Strategie macht Ihr soziales Team zu einer hilfreichen Ressource und nicht zur Markenpolizei.
• Senden Sie E-Mails zur Verstärkung der sozialen Medien. Senden Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig E-Mails, um Inhalte zu teilen, die sie bekannt machen sollen. Fügen Sie vorgeschlagenen Text hinzu, um vielbeschäftigten Mitarbeitern ein einfaches Plug-and-Play zu ermöglichen. Sie können sich jedoch nicht ausschließlich auf E-Mails verlassen, da interne E-Mails eine durchschnittliche Öffnungsrate von 76 % haben.
• Erstellen Sie einen Slack- oder Teams-Kanal für soziale Medien. Wenn in Ihrem Unternehmen in Slack oder Microsoft Teams gearbeitet wird, teilen Sie alle Ihre sozialen Inhalte auch dort.
• Halten Sie Mitarbeiterversammlungen ab. Erstellen Sie regelmäßige Aktualisierungs-/Erinnerungsfolien, die Mitarbeiter in Präsentationsdecks bei Firmenbesprechungen, Teambesprechungen oder einzelnen Gruppen- oder Bürobesprechungen einfügen können.
• Nutzen Sie das Firmenintranet. Ein Intranet kann eine großartige Ressource zur Steigerung der Produktivität und zur Verteilung von Informationen an Mitarbeiter sein. Teilen Sie Aktualisierungen der Social-Media-Richtlinien und nutzen Sie sie als Drehscheibe für alle Ihre sozialen Ressourcen.
• Entwickeln Sie Schulungsvideos. Da mehr interne Ressourcen zur Verfügung stehen, können Unternehmen den Einsatz von Videos erkunden, um ihre Mitarbeiter über soziale Themen aufzuklären. Untersuchungen haben ergeben, dass Zuschauer 95 % einer Nachricht behalten, wenn sie sie in einem Video anschauen, im Vergleich zu nur Text, sodass sich der Zeitaufwand für die Erstellung eines Videos bei der Nachrichtenerhaltung auszahlen könnte.

Bleiben Sie weiterhin erfolgreich mit Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter

Stellen Sie zusätzlich zu den Kernrichtlinien des Unternehmens für soziale Medien sicher, dass Mitarbeiter Zugriff auf die Markenstimme haben, damit sie die Sprache Ihrer Marke widerspiegeln und sich mit Inhalten beschäftigen können, die Ihrer Meinung nach am besten das nachahmen, was Ihre Mitarbeiter auf Social-Media-Plattformen tun sollen.

Kontinuierliche Überwachung und Schulung sind der Schlüssel, um Ihre Richtlinien optimal zu nutzen. Aber mit einer eifrigen Markenbefürworterbasis an Ihrer Seite ist es wahrscheinlicher, dass Sie den sozialen ROI erzielen, den Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen.

Aktualisiert aus einem Artikel vom Januar 2020.

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HANDGEWÄHLTER VERWANDTER INHALT:

Titelbild von Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

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