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Der Start einer neuen E-Mail-Marketingkampagne ähnelt dem Versuch, mit wilden Katzen zu jonglieren. Wenn Ihr Team jedoch die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen in den Griff bekommt, werden Sie zu erstklassigen, agilen E-Mail-Vermarktern.
Hier sind einige der Bälle, die in der Luft bleiben müssen:
- E-Mail-Strategie und -Planung (Definition von Zielen, Zielgruppe, KPIs usw.)
- Eine E-Mail-Kampagne in einen vollen Marketingkalender integrieren
- Text/Inhalt schreiben
- Grafikdesign
- Verfassen von Betreffzeilen und Preheader-Texten
- Listenerstellung und Segmentierung
- Design und Entwicklung von Landingpages
- E-Mail-Entwicklung
- Zustellbarkeit und Compliance
- Einrichten automatisierter Arbeitsabläufe
- E-Mail-Tests und Qualitätssicherung vor der Bereitstellung
- Bewertungen und Genehmigungen
- Split-Tests und Optimierung
- Verfolgung und Messung
Wie ich schon sagte …
Kein Wunder, dass 71 % der E-Mail-Marketer angeben, gestresst zu sein. Selbst die besten E-Mail-Vermarkter haben manchmal Schwierigkeiten, Projekte pünktlich, pünktlich und zielgerichtet durchzuführen.
Laut unserer E-Mail-Branchenumfrage mit Holistic gaben mehr als die Hälfte der Befragten an, dass ihre Teams bis zu zwei Wochen brauchen, um eine Business-as-usual-Kampagne (BAU) zu starten. Das ist nicht gerade schnell. Und man kann davon ausgehen, dass eine Kampagne außerhalb der Norm sogar noch länger dauern würde.
Die drei größten Herausforderungen bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen
Trevor Rawls
Digitaler Marketingmanager
Laura Horkey
E-Mail-Marketing-Spezialist
Was sind also die Hindernisse für ein schnelles und effizientes E-Mail-Kampagnenmanagement? Ich habe mich mit zwei Mitgliedern des Marketingteams von Email on Acid zusammengesetzt, um das herauszufinden.
E-Mail-Marketing-Spezialistin Laura Horkey und Digital-Marketing-Manager Trevor Rawls verfügen beide über umfangreiche praktische Erfahrung im E-Mail-Bereich. Sie äußerten sich gerne über die Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen.
Sie haben auch einige solide Ratschläge, wie Sie diese drei großen Herausforderungen meistern können.
1. E-Mail-Marketing-Aufgaben verwalten
Das erste, was Trevor und Laura klarstellten, ist, dass „keine E-Mail-Kampagne eine Insel ist“.
Damit meinen wir, dass es so viele bewegende Aufgaben und Aufgaben zu erledigen gibt, dass es einfach nicht alleine erledigt werden kann – das gilt auch für diejenigen, die als E-Mail-Team agieren. Es ist eine Teamleistung, und das bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen müssen, dass andere für Sie da sind.
„Selbst wenn Sie in einem kleineren E-Mail-Team arbeiten, werden Sie normalerweise nicht jemand sein, der alles durchgängig erledigt“, sagt Laura.
„Der Prozess zum Starten einer E-Mail-Kampagne kann je nach Unternehmen und Team sehr unterschiedlich sein“, erklärt Trevor. „Aber wenn Sie eine qualitativ hochwertige E-Mail verfassen möchten, ist es sehr selten, dass es jemanden gibt, der sie entwirft, entwickelt, Texte schreibt, die Liste erstellt und auf Senden klickt.“
Laura steht häufig vor der Aufgabe, sich um das Management von E-Mail-Kampagnen zu kümmern. Sie ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass zum Start alles bereit ist. Aber wenn eine Person den Ball fallen lässt, kann das das gesamte Projekt zum Erliegen bringen, sagt sie.
Die Herausforderung annehmen
Wenn mehr als zwei Personen am Start einer E-Mail-Kampagne beteiligt sind, ist eine Projektmanagement-Software ein Muss. Verwenden Sie es, um Aufgaben zuzuweisen und zu sehen, welche anderen Arbeiten Ihre Kollegen erledigen, damit Sie verstehen, was auf ihrem Teller liegt.
Achten Sie beim Festlegen von Fälligkeitsterminen für die Aufgabenerledigung darauf, einen gewissen Spielraum in den Prozess einzuplanen. Man weiß nie, wann man etwas Spielraum braucht, und wir haben alle gesehen, dass Dinge oft in letzter Minute erledigt werden. Also, Legen Sie Ihre Deadline nicht in letzter Minute fest.
Viele E-Mail-Marketing-Aufgaben sind von Projekt zu Projekt ähnlich. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer Projektmanagement-Software wiederverwendbare E-Mail-Kampagnen-Management-Vorlagen erstellen können.
Wenn Sie den Luxus haben, stellen Sie sicher, dass Sie über Backups für die Erledigung wichtiger Aufgaben verfügen. Trainieren Sie die Teammitglieder gegenseitig, sodass, wenn jemand nicht verfügbar ist, eine andere Person einspringen und helfen kann.
2. E-Mail-Marketing-Assets verwalten
Asset Management hat viel mit Aufgabenmanagement gemeinsam. Ihre Vermögenswerte sind die Bausteine der E-Mail. Natürlich müssen Sie den Personen, die diese Assets erstellen, Aufgaben zuweisen.
„Die Herausforderung besteht darin, all die verschiedenen Dinge, die man braucht, zwischen den verschiedenen Teammitgliedern zu koordinieren“, sagt Trevor. „Und es bedeutet oft, die Marketingabteilung zu verlassen, um bestimmte Assets oder Informationen von den Produkt-, Vertriebs-, IT- oder Supportteams zu erhalten.“
„Es kann sogar eine superschnelle und einfache Sache sein, wie zum Beispiel die Größenänderung eines GIF“, fügt Laura hinzu. „Aber ich bin einfach nicht die Person dafür. Also wird alles auf Eis gelegt, bis dieser eine Vermögenswert bereit ist.“
Die Herausforderung annehmen
Trevor empfiehlt, eine Sammlung wiederverwendbarer Assets anzulegen, um die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen etwas zu vereinfachen.
„Die Wiederverwendung von Komponenten früherer Kampagnen kann hilfreich sein, da dadurch die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Designänderungen erforderlich werden“, sagt er. „Das könnte natürlich auch bedeuten, dass Ihre Kampagnen sehr ähnlich aussehen.“
„Deshalb legen E-Mail-Vermarkter so großen Wert auf Vorlagen“, fügt Laura hinzu. „Es macht es einfacher, die Arbeit effizient zu erledigen. Aber Trevor meint: Wenn man sich zu sehr auf Vorlagen stützt, bringt man keine Innovationen hervor und schafft keine neuen Dinge.“
Beim Erstellen und Verwalten von E-Mail-Marketing-Assets kommt es auf Ausgewogenheit an. In bestimmten Situationen kann es sinnvoll sein, Komponenten wiederzuverwenden. Tatsächlich könnte das Mischen und Anpassen von kreativen Assets und Code-Snippets sogar zu etwas Einzigartigem führen. Geben Sie Innovationen einfach nicht auf und wählen Sie den Weg des geringsten Widerstands.
Organisation und Standardisierung sind zwei weitere Schlüssel zum E-Mail-Asset-Management. Konsistente Dateinamen und Ordnerstrukturen sparen Zeit und Frust, wenn Sie etwas zum Erstellen einer E-Mail finden müssen. Nutzen Sie einen speziellen Ort zur Archivierung Ihrer Vermögenswerte. Auf diese Weise besteht kein Zweifel darüber, ob es in der Projektmanagement-Software gepostet, in einer E-Mail oder Slack-Nachricht angehängt oder auf dem Dateiserver gespeichert wurde.
Sie sollten auch wichtige Informationen wie Standardbildgrößen, akzeptable Farbschemata, Handlungsaufforderungen und Textstile für E-Mails klar kommunizieren. Hier wird der Marken-Styleguide zu einem wertvollen Werkzeug. Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Marketingstandards Teil des dokumentierten Leitfadens sind.
3. Genehmigungen und Überarbeitungen von E-Mail-Kampagnen
Das vielleicht berüchtigtste Hindernis bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen ist der Prozess, grünes Licht für den Start zu bekommen. Dies ist ein Schmerzpunkt, den sowohl Trevor als auch Laura erlebt haben und der schwer zu vermeiden ist.
„Oft habe ich damit begonnen, die E-Mail zu codieren und Texte und Bilder bereitzustellen. Es kann losgehen“, erinnert sich Trevor. „Wenn ich dann dem Chef E-Mail-Vorschauen zur Genehmigung zeige, verlangt er eine Reihe von Änderungen. Da es bereits im Code enthalten war, wäre das ein turbulenter Prozess.“
Trevor sagt, dass die erneute Kontaktaufnahme mit Designern und Textern, um Änderungen anzufordern, unerwartet viel Zeit in Anspruch nahm, ebenso wie die Neucodierung der E-Mail.
Aus diesem Grund halten Sie es vielleicht für einen guten Schritt, die Genehmigung zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess einzuholen. Vielleicht und vielleicht auch nicht. Wie Laura erklärt, kann das zu frühe Einholen zu vieler Meinungen die Dinge erheblich verlangsamen.
„Es scheint sinnvoll zu sein, beispielsweise den Text vor dem Codieren zu konsolidieren und die Genehmigung für einzelne Bilder einzuholen“, sagt sie. „Theoretisch klingt das großartig, aber es kann Ihren Projektzeitraum verlängern.“
Wenn es in der E-Mail-Marketing-Küche zu viele Köche gibt, kann es auch zu mehr Fehlern kommen. Unsere Untersuchungen ergaben, dass große Teams im Laufe von 12 Monaten eher E-Mail-Fehler melden. Ein möglicher Grund dafür ist, dass die Kommunikation immer komplexer wird, je mehr Menschen sich engagieren. Diese Komplexität wird unten in der Grafik über Brooks Gesetz veranschaulicht.
Die Herausforderung annehmen
Eine Taktik, die Trevor empfiehlt, um eine Überlastung mit Überarbeitungen zu vermeiden, sobald eine E-Mail codiert und versandbereit ist, besteht darin, einen Wireframing-Schritt für neue Kampagnen hinzuzufügen. Dies gibt Stakeholdern die Möglichkeit zu sehen, wie eine E-Mail aussehen wird, bevor sie in die Hände des Entwicklers gelangt.
Allerdings muss ein E-Mail-Entwickler möglicherweise auch beim Brainstorming, Wireframing und Prototyping mitwirken. Andernfalls verlangen Sie möglicherweise von ihnen, dass sie das Unmögliche tun.
„Sie können die gesamte Arbeit im Voraus erledigen, die E-Mail codieren und dann feststellen, dass bestimmte Dinge einfach nicht funktionieren“, sagt Laura. Trevor stimmt zu, dass man die richtigen Leute auf den gleichen Stand bringen muss.
„Ein Prozess, den ich während des Wireframing-Schritts verwendet habe, besteht darin, ein 15-minütiges Treffen zu vereinbaren, um schnell das Wireframe mit dem Texter, Entwickler und E-Mail-Marketing-Spezialisten zu erstellen und zu überprüfen, um etwaigen Rückschlägen zuvorzukommen“, sagt er.
Wer hat das letzte Wort bei der Überprüfung der Ergebnisse von Text-, Design-, Code- und E-Mail-Tests? Versuchen Sie, die richtigen Personen zu identifizieren, das Feedback auf sie zu beschränken und ihnen Fristen zu setzen, genau wie Sie es auch für diejenigen tun würden, die an anderen Aufgaben arbeiten.
Da die Person, die die endgültige Genehmigung erteilt, oft Ihr Chef oder Manager ist, kann es unangenehm sein, solche spezifischen Anforderungen zu stellen. Aber in Wirklichkeit wird es ein vielbeschäftigter Manager zu schätzen wissen, genau zu wissen, wann etwas getan werden muss.
Es ist auch eine gute Idee, definierte Genehmigungskontrollpunkte in den E-Mail-Kampagnenverwaltungsprozess zu integrieren. Anstatt die Gänge zu vermasseln, sind diese Kontrollpunkte Ihre Chance, wieder auf Kurs zu kommen und sicherzustellen, dass alles wie erwartet voranschreitet.
E-Mail-Kampagnenmanagement und Perfektion vor der Bereitstellung
Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen ist der Testprozess vor der Bereitstellung. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie alles noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail genau wie geplant zugestellt wird.
Während einige E-Mail-Teams E-Mails manuell testen und in der Vorschau anzeigen, indem sie sie an verschiedene Geräte senden, um nach potenziellen Problemen zu suchen, hilft Email on Acid dabei, den Prozess zu vereinfachen. Campaign Precheck ist unsere hochmoderne, KI-gesteuerte automatisierte E-Mail-Checkliste.
Von der Optimierung der Posteingangsanzeige über das Erkennen von Tippfehlern bis hin zu Zustellbarkeits- und Zugänglichkeitsprüfungen können Sie die Plattform nutzen, um viele wesentliche Aspekte einer E-Mail-Kampagne zu optimieren.
Die Vorabprüfung der Kampagne ist für das gesamte E-Mail-Team konzipiert. Nutzen Sie unsere Teamverwaltungsfunktionen, um organisiert zu bleiben und die Kontrolle zu behalten, während Sie die Checkliste vor dem Versand durcharbeiten, Probleme beheben und letzte Änderungen vornehmen.
Probieren Sie Email on Acid aus und entdecken Sie, wie wir die Komplexität des E-Mail-Marketings vereinfachen … einschließlich der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen.
Möchten Sie weitere Einblicke vom Email on Acid-Team? Schauen Sie sich unseren Artikel über Karriereberatung im E-Mail-Marketing an und sehen Sie sich unsere Liste der Vordenker im E-Mail-Marketing an!
Autor: Kasey Steinbrinck
Kasey Steinbrinck ist Senior Content Marketing Manager für Sinch Email, zu dem die Marken Email on Acid, InboxReady, Mailgun und Mailjet gehören. Er versteht, wie E-Mail und Inhalte Hand in Hand arbeiten, um eine starke Strategie zu entwickeln. Kasey hat auch einige Zeit in den traditionellen Medien, im E-Commerce-Marketing und für eine Digitalagentur gearbeitet.
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